회의록 양식 만들기 (안건별 논의 · 결정사항 · 액션 아이템)

회의 끝나고 5분 안에 적기

회의록을 나중에 쓰면 두 가지가 사라집니다. 누가 어떤 이유로 반대했는지, 그리고 결정이 아니라 "일단 그렇게 해 보자"였던 것이 무엇인지입니다. 하루만 지나도 남는 것은 결론뿐이고 그 결론이 어디까지 확정이었는지는 사람마다 다르게 기억합니다. 그래서 이 도구는 회의가 끝나고 자리에서 일어나기 전에 채우는 것을 전제로 만들었습니다. 안건 줄에 오늘 다룬 것을 순서대로 적고, 논의 칸에 안건 번호를 붙여 기억나는 문장을 던져 넣고, 결정된 것만 결정 칸으로 옮기면 됩니다. 문장을 다듬는 것은 나중에 해도 늦지 않지만 무엇이 결정이고 무엇이 의견이었는지는 그 자리에서만 구분할 수 있습니다.

안건 번호로 묶는 방식

안건 칸에 적은 줄이 위에서부터 1번, 2번이 됩니다. 논의와 결정 칸에서는 그 번호를 앞에 붙여 1|메인 페이지만 우선 손보기로 함처럼 적으면 해당 안건 아래로 들어갑니다. 세로 막대 대신 1. 내용처럼 마침표를 써도 같게 읽습니다. 번호를 붙이지 않은 줄은 버리지 않고 "안건 번호가 없는 메모"로 따로 모읍니다. 회의 중에 옆길로 샌 이야기나 다음에 볼 것들이 여기 쌓이는데, 이 부분을 지우지 않고 남겨 두면 다음 회의 안건을 짤 때 그대로 쓸 수 있습니다.

액션 아이템에서 미정을 드러내기

할 일 줄은 담당자|할 일|기한 세 칸으로 적습니다. 담당자를 비우면 표에 "미정"이라고 찍히고, 기한을 비우거나 미정이라고 적어도 마찬가지입니다. 이 표시를 굳이 남기는 이유는, 미정 항목이 회의록에서 조용히 사라지는 일이 잦기 때문입니다. 담당자 없이 적힌 할 일은 다음 회의까지 아무도 손대지 않는 경우가 대부분이고, 기한이 없는 할 일은 다른 급한 일에 계속 밀립니다. 결과 화면 위쪽에 미정 항목 개수를 따로 세어 두었으니, 회의록을 공유하기 전에 그 숫자만 확인하고 채울 수 있는 것은 채우면 됩니다. 그 자리에서 못 정하는 것도 있는데, 그럴 때는 "누가 언제까지 담당자를 정할지"를 대신 적어 두는 방법이 있습니다.

공유할 때의 형태

결과는 두 가지로 나옵니다. 텍스트 복사는 메신저나 메일 본문에 그대로 붙여넣는 용도로, 안건별 논의는 -, 결정은 =로 앞을 구분해 두어 훑어볼 때 눈에 들어옵니다. 인쇄는 표로 짜인 A4 문서를 새 창에 열어 인쇄 대화상자를 띄우는 방식이라 PDF로 저장하는 것도 같은 버튼으로 됩니다. 사내 문서로 남겨야 하는 회의라면 인쇄본을, 팀 채널에 던지는 정도라면 텍스트를 쓰면 됩니다. 참석자 이름과 논의 내용은 모두 브라우저 안에서만 처리되고 서버로 전송되지 않으므로, 외부에 알려지면 곤란한 내용을 적어도 이 페이지를 통해 새 나가지는 않습니다.

자주 묻는 질문